Оперативный учет, торговля и склад

Оперативный учет является продолжением эволюции бухгалтерского учета в компании. Когда бухгалтерский учет перестал удовлетворять потребности исполнительных служб в актуальной и достоверной информации, возникла необходимость ведения другого учета.

Со временем оперативный учет развился до полноценного, по сути первичного учета, полностью заменяющий первоначальную цель учета бухгалтерского. Последний превратился в учет, предназначенный для фискальных органов (налоговый). Для других целей его просто перестали использовать.

Ключевыми критериями оперативного учета стали оперативность и детализация информации для уровня исполнительных служб.

Еще одним важным отличием оперативного учета является его фокусировка на настоящее. Ключевая цель — дать информацию о текущей ситуации в компании.

Установка автоматизированных систем учета и управления бизнес процессами, дает возможность значительно сократить расходы за счет снижения количества сотрудников, оптимизации работы со складскими запасами. Увеличивается скорость и качество обслуживания покупателей. Автоматизация оптовой и розничной торговли, повышает рентабельность компании. Но прежде чем начать работы по внедрению, требуется произвести экспресс обследование, целью которого является определение целей проекта, и уровня готовности компании к использованию подобных систем.

В условиях современного рынка нередки случаи, когда механизм продаж товара клиентам попросту оторван от прочих торговых процессов, таких как закупка, транспортировка и хранение. Это становится причиной того, что сотрудники компании, отвечающие за закупки, не имеют данных о том сколько и какой конкретно продукции на сегодняшний день продано; сотрудники транспортного отдела не имеют точных данных об объемах товара, который требуется перевезти между филиалами компании; а сотрудники склада не могут оперативно проинформировать отдел по закупкам о переизбытке того или иного вида товаров. При этом информация о продажах поступает в прочие отделы организации с заметным опозданием, а также с серьезными ошибками, что не позволяет осуществлять грамотное управление процессами и принимать верные решения. Автоматизация торговли позволяет создать общий автоматизированный контур контроля и управления бизнес процессами торговой организации, посредством которого производится управление продажами, закупками, складом и логистикой организации.

Направления оптимизации расходов

В большинстве случаев решения о необходимости автоматизации, принимаются руководством не с целью экономии, а для приведения в порядок учета, ускорения работы с клиентом, возможности получения оперативной и более точной информации о работе компании, проведения анализа, планирования и т.д. И перспектива существенной экономической выгоды не совсем очевидна. Тем не менее ее совершенно не просто спрогнозировать и даже попытаться подсчитать. Некоторые из них могут очень существенно снизить объемы капиталовложений:

  • Высвобождение сотрудников.
    Очевидно что автоматизация торговли, учета, и любой подсистемы компании влечет за собой упрощение и ускорение работы сотрудников компании. Но уже не столь очевидно что зачастую на выполнение тех же операций потребуется на порядок меньше времени сотрудника. Именно так! Можно ускорить работу по отдельным операциям и в сотню раз. Яркими примерами тому может служить автоматизация операций внесения данных при оприходовании товаров и ревизиях. В первой ситуации автоматическая загрузка накладных позволит сократить многочасовую кропотливую работу до считанных минут. А инвентаризация проведенная с помощью терминала сбора данных позволит провести ее за пару часов и не потребует участия всего коллектива для ускорения процесса. Не говоря уже об отсутствии необходимости закрытия магазина и связанных с этим убытков.
  • Оптимизация складских запасов.
    Наличие информации о складских запасах, и продажах, дает возможность оптимально спрогнозировать необходимость закупки товаров. При этом можно учесть и различные факторы влияющие на процесс продажи. Например, можно проанализировать опыт проведения рекламных акций, их влияние на проходимость и объем продаж и учесть этот фактор при планировании закупок.
  • Снижение транспортных расходов.
    Автоматизация торговли позволяет оптимизировать расходы на перевозку товаров между филиалами и складами организации. Так, при наличии нескольких магазинов, складов и централизованной закупки, внедрение автоматизированных систем позволяет получать полный отчет о товарообороте на каждом отдельном участке, а автоматически получать информацию по необходимым остаткам для бесперебойной работы в условиях конкретного филиала или склада. Благодаря этому, возможно оптимизировать доставку со складов на точки продаж и значительно сэкономить на амортизации автомобилей, топливе и работе водителей.
  • Увеличение скорости обслуживания покупателей.
    Автоматизация торговли позволяет сэкономить от пяти до нескольких сотен процентов времени, затрачиваемого сотрудником на оформление покупки одного клиента. Процентный показатель при этом напрямую зависит от типа организации и частоты совершения сделок.
  • Уменьшение дебиторской задолженности.
    Автоматизация розничной торговли и учета позволяет контролировать взаиморасчеты как с поставщиками так и с покупателями. Вы можете заказать разработку индивидуального инструмента работы с «дебиторкой» с учетом схемы работы именно вашей компании. Вы можете использовать инструменты приостановки работы, автоматического напоминания и повторной рассылки счетов, назначения ответственности за просрочки оплаты в т.ч. и работающим с клиентом сотрудникам, построения схем мотивации.
КонфигурацииЦена (руб.)
1С: Управление торговлей 817 400
1С: Комплексная автоматизация 847 400
1C: Управление производственным предприятием 8186 000
1С: Розница 813 000
1С: Управление небольшой фирмой 817 400