Алгоритм перехода на онлайн кассы. Обзор изменений.

Начальным этапом перехода торговых организаций на онлайн кассы стал июль 2017 года. К этому времени большинство предпринимателей должны были обзавестись соответствующей контрольно-кассовой техникой. К 2018 году установить кассовые машины нового образца необходимо было практически всем субъектам предпринимательской деятельности, однако было решено продлить этап перехода для некоторых организаций до 1 июля 2019 года.

Таким образом, к настоящему времени использование онлайн касс стало обязательным условием осуществления торговой деятельности для всех организаций, кроме некоторых исключений, отраженных в Федеральном законе №54. Помимо этого, в 2018 году был принят законопроект о том, что предварительная плата, предоставление и выплата займов для расчета за продукцию или оказанные услуги также требует использования контрольно-кассовой техники.

Главным отличием онлайн кассы от кассового аппарата старого образца является возможность передачи данных в ФНС через интернет и наличие фискального накопителя.

Что следует знать о фискальном накопителе

Фискальный накопитель (ФН) — это память онлайн-кассы, в которой хранятся данные кассовых чеков в зашифрованном виде для дальнейшей их передачи в налоговую.

Обратите внимание на то, что в чеке необходимо отражать ставку НДС по каждой товарной продукции, работе или услуге. Помимо этого, должна быть указана обобщенная сумма налога на добавленную стоимость и сумма без него. Если НДС не предусмотрен, соответственно, его ставку и сумму указывать не нужно.

ФН может быть как встроеннным в ККТ, так и приобретенным отдельно. Фискальный накопитель обязательно должен быть зарегистрирован в государственном спецреестре. Существует несколько видов фискальных накопителей, в зависимости от их срока эксплуатации: на 13/15 и 36 месяцев. ФН следует приобретать, исходя от вида деятельности и налогового режима, используемого предприятием.

Информация о том, какие именно накопители необходимо использовать определенным организациям указана в таблице.

Срок действия ФНКатегория организации
Не менее 36 мес.Организации и ИП, оказывающие услуги или использующие следующие системы налогообложения: ЕНВД, ЕСХН, упрощенную, а также патентную систему.
От 13 мес.Организации и ИП на общем режиме налогообложения, а также некоторые компании:
  • применяющие спецрежимы совместно с ОСН;
  • являющиеся платежными агентами;
  • проводящие сезонные работы;
  • использующие ККМ, не отправляющую данные в ФНС (к примеру, расположенные на территориях, не имеющих интернет-связи);
  • занимающиеся реализацией подакцизной продукции.

Если фирма не попадает ни под одно описание в таблице, она может использовать фискальный накопитель с любым сроком действия. Применять ФН с большим сроком эксплуатации могут компании, для которых нет обязательных ограничений в паспорте фискального накопителя. За использование ФН с меньшей памятью (например вместо 3 лет на 13 мес.) налагаются следующие штрафы:

  • Для сотрудников — 1500-3000 руб.
  • Для организации — 5000-1000 руб.

Замена фискального накопителя

Замена ФН чаще всего требуется по истечении срока действия. Если фискальный накопитель вовремя не поменять, произойдет блокировка, и дальнейшее его использование станет невозможным. ККТ уведомит о предстоящем окончании срока эксплуатации сначала за 30 дней, затем за 3 дня до завершения работы устройства.

Перед заменой фискального накопителя необходимо сформировать отчет о закрытии смены и закрытии ФН. Эти данные необходимо передать в налоговый орган, и только после этого произвести замену фискального накопителя. После того, как вы поменяли ФН, необходимо перерегистрировать ККТ в связи с его заменой. Использованное устройство необходимо хранить в течение пяти лет. Несвоевременная замена накопителя приведет к наложению штрафных взысканий:

  • для сотрудников — 25 или 50% от расчетной суммы (но не меньше 10 тысяч
    рублей);
  • для компаний — от 75% до полного размера расчетной суммы.

Формат фискальных данных

При использовании онлайн кассы необходимо учитывать формат фискальных данных. В настоящее время возможно использование двух таких форматов: 1.05 и 1.1. Ранее был утвержден еще один формат — 1.0, но с 01.01.2019г. предприятия, использующие его, должны были перейти на любой другой.

Для того чтобы формирование чеков в форматах 1.05/1.1 было возможно, у онлайн кассы должна быть соответствующая прошивка, ПО и фискальный накопитель. Помимо этого, при регистрации онлайн кассы необходимо указывать используемый вами формат. Если онлайн касса не поддерживает необходимый формат, нужна ее модернизация. В настоящее время переход с 1.0 на 1.05 формат можно производить без замены фискального накопителя.

Пошаговая инструкция перехода на онлайн кассу

Рассмотрим все необходимые действия для перехода предприятия торговли на онлайн кассу:

1 шаг: приобретение онлайн кассы нового образца или модернизация прежней

Перед тем, как установить новую онлайн кассу, необходимо снять с учета прежнюю. В некоторых случаях можно модернизировать ККТ старого образца в соответствии с новыми требованиями. Получить информацию о том, можно ли доработать имеющуюся контрольно кассовую технику, необходимо у поставщика или в ЦТО. Если ваша касса приобретена более пяти лет назад, целесообразнее будет приобрести другую. Соответственно, если контрольно-кассовая техника не подлежит модернизации, также необходима покупка новой онлайн кассы. Приобретая онлайн кассу, не забудьте удостовериться, что она зарегистрирована в спецреесте ФНС. Онлайн касса обязательно должна быть оснащена устройством для печати чеков, исключение составляют компании занимающиеся только онлайн-продажами.

2 шаг: выбор фискального накопителя

Онлайн касса нового образца обязательно должна быть оснащена фискальным накопителем. Он может приобретаться отдельно, а может быть встроен в ККТ. Как уже описывалось ранее, ФН необходимо выбирать, исходя из вида деятельности торгового предприятия и используемой им системы налогообложения (подробно о разновидностях ФН читайте в первой части статьи). При покупке фискального накопителя, учитывайте используемый формат фискальных данных и пропускную способность вашей компании: если продаж очень много, памяти может хватить на меньший срок.

3 шаг: подключение интернета в месте применения онлайн кассы

Следует помнить, что онлайн кассы нового образца требуют подключения к веб-сети. Вы можете подключиться к сети с помощью проводного или беспроводного соединения, главное, чтобы сеть работала стабильно. В случае перебоев онлайн касса сохранит все данные об осуществленных продажах и при появлении интернета передаст их оператору фискальных данных. Если интернет не будет работать более 30 дней, то произойдет блокировка фискального накопителя, и работа онлайн кассы станет невозможной.

4 шаг: установка товароучетной системы и необходимого ПО для онлайн кассы

В соответствии с законодательством онлайн касса должна отражать на каждом чеке поименно каждый товар, работу либо услугу, их число, стоимость и общую сумму покупки. Есть несколько вариантов осуществить отражение данной информации в чеках. Это использования xml или excel для передачи в программу онлайн кассы данных о перечне продукции, реализуемой предприятием, и установка специальной товароучетной системы.

В первом случае можно использовать самые упрощенные виды онлайн касс, но второй вариант будет на порядок удобнее для ведения учетной деятельности предприятия (изменения данных в номенклатурном каталоге, проведения инвентаризации и прочее). В связи с этим использование товароучетной системы станет выгодным решением даже для тех организаций, которым разрешено не отражать наименование продукции в чеках.

5 шаг: получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)

Цифровая подпись необходима при регистрации онлайн кассы на сайте налоговой системы и взаимодействиях с оператором фискальных данных (ОФД). Следует помнить, что КЭП необходима в усиленном виде, и должна быть изготовлена для использования руководителем фирмы либо иным лицом, имеющим полномочия подписания документации без доверенности. Получить цифровую подпись можно в специальных аккредитованных удостоверяющих центрах или у некоторых ОФД. Для того, чтобы КЭП отражалась через ваш компьютер, в него необходимо загрузить определенную криптографическую программу.

6 шаг: заключение договора с ОФД

Оператор фискальных данных выступает в качестве посредника между торговым предприятием и налоговыми органами. Именно ОФД принимает, обрабатывает, хранит и передает информацию с ККТ в налоговую службу. При выборе оператора необходимо внимательно изучить предоставляемые им услуги, и выбрать из числа кондидатов более подходящую компанию. Обычно, при заключении договора с оператором, можно приобрести дополнительные специальные функции. Например, получение различный аналитических данных, что будет полезно для анализа работы предприятия.

Перечень операторов, которым разрешено ведение данной деятельности, находится на официальном сайте ФСН. Там вы можете выбрать более подходящую организацию и заключить с ней договор.

7 шаг: регистрация онлайн кассы

Зарегистрировать онлайн кассу можно двумя способами:

  • составить соответствующее заявление и отнести его в ИФНС, либо выслать по
    почте;
  • второй вариант более удобный — это регистрация кассового аппарата через интернет на официальном сайте ФНС, либо через оператора фискальных данных, с которым у вас заключен договор. В этом случае документ заверяется усиленной цифровой подписью.

8 шаг: фискализация онлайн кассы

После регистрации онлайн кассы необходимо внести в аппарат всю необходимую информацию для фискализации, а именно: заводской номер ККТ, номер фискального накопителя, ИНН компании, сведения об операторе фискальных данных, информацию об используемой системе налогообложения и прочее. Следует помнить, что все данные должны быть введены корректно, иначе потребуется повторное проведение фискализации.

После завершения фискализации необходимо напечатать первый чек. По данным этого чека составляется первый отчет, который следует отправить налоговому органу через ОФД или в личном кабинете онлайн кассы. Затем, в десятидневный срок, ФНС должна прислать вам карточку регистрации онлайн кассы. После ее получения можно начинать работу с новым кассовым аппаратом онлайн.

9 шаг: получение налогового вычета

Индивидуальные предприятия на патентной системе налогообложение и на ЕНВД могли получить налоговый вычет за покупку онлайн касс, ФН, специализированного ПО, а также за расходы на сотрудничество с ОФД. Сумма вычета могла составить не более 18 тысяч рублей, и имела распространение только на те онлпйн-кассы, регистрация которых была осуществлена с 01.02.17 и до 01.07.18 (для ИП, имеющих штат работников, реализующих розничную торговлю или чья деятельность связана с общепитом), а также до 01.07.19. (для оставшихся ИП на патентном режиме налогообложения и ЕНВД).

Это вся актуальная информация в настоящее время, касающаяся перехода торговых предприятий на онлайн кассы нового образца.