О компании Контакты +7 (4212) 460-460

Расчет и начисление зарплаты в 1С

  • Общее
  • 1С:Бухгалтерия
  • 1С:ЗУП

Автоматизация расчета и начисления зарплаты особенно актуальна для предприятий со штатом сотрудников более десяти человек, когда выполнение расчетов на калькуляторе, или с помощью таблиц excel, начинает занимать неоправданно большое количество времени. При выборе прикладного решения, позволяющего рассчитывать зарплату, выбор может быть не всегда очевиден. Ведь стандартная 1С:Бухгалтерия оснащена подсистемой, обеспечивающей её начисление и учёт — тогда все операции легко выполняемы в одном приложении, без выгрузки и обмена данными. Но также есть и конфигурация 1С:ЗУП 8, специально выпущенная для выполнения подобных операций. Разберёмся, что удобнее и проще, а также рассмотрим инструкцию по расчёту зарплаты указанными двумя способами.

Программы 1С, со встроенной подсистемой расчета зарплаты

Наименование программы 1СЦена, руб
1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия7 400
1С:Зарплата и Управление Персоналом 822 600
1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия5 400
1С:Бухгалтерия 8. ПРОФ13 000
1С:Бухгалтерия 8. КОРП33 600
1С:Бухгалтерия 8. Комплект на 5 пользователей26 000
1С:Комплексная автоматизация 847 400
1C:Управление производственным предприятием 8186 000

Немного теории

Конечно, программный продукт «1С:Бухгалтерии 8» включает в себя встроенную подсистему, позволяющую выполнять начисление и выплату зарплаты, организовать примитивный кадровый учёт. Но в сравнении со специально разработанным для этих целей прикладным решением «1С:ЗУП», его функциональность сильно ограничена.
Работу базовых функций обеспечивает небольшой перечень документов:

  • приём и и увольнение сотрудников;
  • кадровые перемещения персонала;
  • начисление зарплаты и ведомостей на выплату;
  • отдельные модули документов, позволяют начислять НДФЛ, рассчитывать страховые взносы, организовывать персонифицированный учёт и формировать отчёты;
  • предусмотрено оформление больничных и отпусков.

Весь функционал конфигурации «1С:Бухгалтерия» в части зарплаты и кадрового учета, имеет ограничение по количеству сотрудников в размере 60 человек.
Также в современной версии 3.0 1С:Бухгалтерии, реализованы следующие возможности:

  • учёт больничных листов;
  • расчёты с учётом отпусков и исполнительной документации;
  • автоматическое начисление отпуска, предоставляемого ежегодно;
  • расчёт отпусков, оформляемых по беременности и родам;
  • расчёт пособий в связи с временной утратой трудоспособности;
  • удержания части зарплаты на основании исполнительных листов.

Оставим долгий и утомительный анализ функциональности конфигураций. Достаточно просто указать, что версия «1С:Бухгалтерии 8» поддерживает функции учёта зарплаты, но не позволяет производить её расчёт. Кроме того, в базе «1С:Бухгалтерии 8» нельзя автоматически рассчитать и начислить сверхурочные, оплату за ночные, праздничные смены и т. д.

То есть начислять и выплачивать зарплату работникам в ней можно (поддерживается начисления окладов, надбавок и районных коэффициентов), также можно вести учёт отпусков и больничных (но с указанным выше ограничением по количеству человек) и даже оформлять все соответствующие документы (в том числе формировать платежки).

Но если необходимо начислять суммы, отличные от оклада, либо вести учёт больничных и отпускных листов для работников общим числом свыше 60, или же при расчёте нужно будет учитывать различные удержания и начисления, то придётся использовать более специализированное прикладное решение.

Тогда схема будет выглядеть следующим образом: рассчитываем зарплату в «1С:ЗУП 8», затем импортируем полученные данные в «1С:Бухгалтерию 8». Как и все популярные прикладные решения, эти конфигурации прекрасно совместимы и импорт данных из одной в другую при качественной настройке не составляет никакого труда.

«1С:Бухгалтерия 8» может использоваться в качестве средства автоматизации кадрового учёта и расчёта зарплаты лишь в небольших компаниях, общее число сотрудников которой не превышает 60 человек.

Также использование бухгалтерской конфигурации невозможно, если зарплата начисляется с использованием сложных формул и расчетов. В частности, когда за основу для расчётов берётся месячный оклад, а также наблюдается полное совпадение графика смен с производственным календарём и применяется 40-часовая рабочая неделя.

Помимо этого, «1С:Бухгалтерия предприятия» в редакции 3.0 даёт возможность вести учёт зарплаты персонала, трудоустроенного в обособленных подразделениях, и формировать отчётность по НДФЛ за них в расположенный по месту регистрации данного подразделения налоговый орган. Но опять же, только если количество работников не превышает 59 человек. А если база применяется для ведения бухучёта нескольких предприятий, то воспользоваться указанным функционалом для расчёта бухгалтер сможет лишь в случае, если в базу не заведено ни одно предприятие с численностью штата от 60 и выше человек.

Получается, что небольшие фирмы с малым числом работников и «простой» схемой начислений вполне успешно могут пользоваться встроенным функционалом стандартной версии «1С:Бухгалтерия» для учёта зарплаты. При этом бухгалтерам будет доступна возможность применять её и для расчётов заработной платы, и для отражения зарплатных сведений и размеров налоговых взносов при налоговом и бухучёте.

Кроме того, типовая 1С:Бухгалтерия может быть применена в случае, если на предприятии уже имеется одно из прикладных решений или программ, позволяющих производить расчёт заработной платы (причём необязательно это должна быть именно 1С). В этом случае достаточно просто организовать обмен данными, который может производиться как вручную, так и автоматически.

Когда «1С:Бухгалтерия» не подойдёт для расчета зарплаты

Задуматься об установке конфигурации «1С:ЗУП 8» стоит в случаях, когда общая численность штата на предприятии превышает 60 человек, а также если требуется автоматически рассчитывать начисления в условиях применения различных форм оплаты труда, включая:

  • повременную оплату (по месяцам, дням и часам);
  • сдельную оплату;
  • разновидностей указанных выше форм: к примеру, повремённо-премиальную и сдельно-премиальную.

Также данная конфигурация позволит решить следующие задачи:

  • выполнить расчёт доплат, учесть все доначисления и удержания: по больничным листам, премиальные выплаты, отпускные, пособия по уходу за детьми, доплаты, связанные с выслугой лет, иные виды доплат, назначаемых разово или долгосрочно;
  • когда нужно вести учёт рабочего времени согласно штатному расписанию, полный воинский учёт, формировать требуемую отчётность.

Помимо этого, «1С:ЗУП» позволяет эффективно решать широкий спектр задач, позволяющих реализовать кадровую политику компании.

Как рассчитать и начислить зарплату в 1С:Бухгалтерии

Процесс расчёта предельно прост — достаточно воспользоваться типовым документом «Начисление зарплаты». Непосредственно порядок выполнения операций выглядит следующим образом:

  • При приёме работника бухгалтером производится назначение ему основного планового начисления, осуществляемого ежемесячно. К примеру, можно выбрать «Оклад по дням», либо «Премия ежемесячная», или же любое другое основание — главное, чтобы сумма к выплате начислялась каждый месяц.
  • Затем нужно указать сумму начислений.
  • Когда бухгалтер нажмёт на кнопку «Заполнить», табличная часть документа дополнится строками с фамилиями сотрудников и размерами их ежемесячных начислений.

Что, несомненно, удобно в 1С:Бухгалтерии, так это то, что для всех операций с заработной платой бухгалтеру нужно будет использовать всего один документ — «Начисление зарплаты». Но для того чтобы рассчитать больничные, отпускные, командировочные, вечерние или сверхурочные начисления, придётся воспользоваться какими-либо отдельными программами или ручными расчетами в Excel, а затем уже вносить полученные суммы в программу. Делается это следующим образом: обращаемся к справочнику видов расчёта, производим создание нового вида, в дальнейшем включающего в себя все выплаты. Стоит отметить, что эти настройки в «1С:Бухгалтерии» также предельно упрощены, если сравнивать их с аналогичными настройками в «1С ЗУП». К примеру, использование формул типовой конфигурацией не поддерживается.

Подсистема «Начисление зарплаты» включает в себя вкладку «Удержания». В неё можно заносить суммы, удерживаемые с работника. Аналогично начислениям, они назначаются в плановом порядке, к примеру, в форме профсоюзных взносов, либо вносятся вручную. Но и при выборе удержания «Профвзносов» бухгалтеру придётся сначала рассчитать необходимую сумму отдельно, а уже затем внести её в документ. Напомним, что в типовой версии «1С:Бухгалтерия» отсутствует функция расчётов с помощью формул. А ведь профсоюзные взносы представляют собой определённую сумму в виде процента от оклада работника, поэтому вносить их можно лишь «руками».

Бухгалтер также сможет вычислить величину НДФЛ и страховых взносов (во все фонды) — для этого существуют специальные закладки. Кроме того, во вкладке расчёта НДФЛ предусмотрена функция, позволяющая учитывать налоговые вычеты.

Учитывая всё вышесказанное, напрашивается вывод, что «1С:Бухгалтерия» больше подойдёт для расчёта зарплаты в условиях небольших организаций, общее число сотрудников которой находится в пределах 10 человек. И при отсутствии сложных схем, включая выплату командировочных и сдельную оплату, а также с выдачей платы отпускникам и временно нетрудоспособным «в конверте». Тогда компании действительно проще приобрести 1С:Бухгалтерию для организации расчета зарплаты и бухгалтерского учета в одной конфигурации.

Как рассчитывается и начисляется зарплата в 1С:ЗУП

Рассматриваемая конфигурация — это прикладное решение, разработанное для расчёта зарплаты и выполнения всех сопряжённых с этим операций: учёта персонала, начисления налогов, формирования отчётности.

Работа в этой среде осуществляется по следующей схеме:
Аналогично 1С:Бухгалтерии 8, работника принимают на должность с назначением ему соответствующих ежемесячных выплат.
На протяжении рабочего месяца бухгалтер (расчётчик) вводит в документы суммы разовых выплат и доплат (за сверхурочные, выход в выходные и т. д.).

Затем бухгалтером вводятся суммы вытесняющих начислений — за счёт них вытесняются смены работника, в результате производится пересчёт оклада с учётом отработанных дней. В категорию вытесняющих выплат входят больничные, отпуски, командировки, дни прогулов, простоев и неявок. Отражаются они в специализированных документах.

Когда данные будут внесены во все документы, бухгалтер выбирает «Начисление зарплаты сотрудникам организации». Тогда пересчитываются все начисленные суммы с учётом фактического отработанного времени.

Рассмотрим, как именно программа рассчитывает начисления на основе фактически отработанного времени. Отметим, что принимая на работу сотрудника, кадровики закрепляют за ним график смен, согласно которому он и должен выходить. Это делается в специальном справочнике «Графики работы». Обычно прибегают к наиболее простому и распространённому варианту: 5-дневной рабочей неделе с итоговыми 40 трудовыми часами.

Если отработанный сотрудником месяц не корректировался за счёт вытесняющих документов (т. е. при отсутствии отпусков, больничных, невыходов и аналогичных случаев), то программой считается, что все расчётные рабочие дни равны фактическим, соответственно, в документ вносится сумма, равная полному окладу.

Но если у работника на 22 расчётных дня приходится 8 невыходов, то программа пересчитает оклад с учётом реальных отработанных смен. Для этого используется специальная формула. Она задаётся во вкладке видов расчёта.

К примеру, если применяется формат начисления по дням, то расчёты производятся «По месячной тарифной ставке». То есть используется:

«ТарифнаяСтавкаМесячная / НормаВремениЗаМесяцВДнях * ВремяВДнях».

Если же в отношении сотрудника применяется почасовая ставка, то применим расчёт «По месячной тарифной ставке по часам». Тогда применяется:

«ТарифнаяСтавкаМесячная / НормаВремениЗаМесяцВЧасах * ВремяВЧасах».

Несмотря на внешнюю схожесть формул, вторая позволяет более точно и правильно произвести расчёт выплат при внутрисменных невыходах — к примеру, если работником брался отгул на несколько часов, но при этом он выходил в смену.

В справочнике доступны все форумы, на основе которых рассчитываются начисления. Расчётчик может не только посмотреть их, но и выбрать наиболее подходящую к конкретной ситуации или создать собственную расчётную формулу.

Если необходимо организовать автоматизацию нестандартного расчёта, но наиболее удобный и верный способ — сделать это через формулы, а не через доработку конфигурации базы. Путём их создания можно решить практически любую задачу в плане начисления зарплаты. Именно поэтому «1С:ЗУП» чрезвычайно редко нуждается в доработке базы специалистами 1C.