Автоматизация магазина

Внедрение систем учета и управления на предприятиях розничной торговли, или попросту говоря автоматизация магазина – это принципиально новый этап развития бизнеса, который помогает существенно повысить не только качество и скорость обслуживания, но и увеличить объемы продаж. Особое значение имеет внедрение систем штрих-кодирования, автоматизации продажи, приема и учета товара. Внедрение подобной системы подразумевает установку торгового оборудования работающего на всех этапах движения товара: маркировка при поступлении и фасовке, считывание при поступлении и продаже, пересчет при инвентаризации. Все эти сложные устройства работают вместе как единый слаженный механизм, и как результат, позволяют в десятки раз ускорить постановку на учет, продажу, инвентаризацию и получение оперативных итогов по всем учетным направлениям — остатки товара, денег, обороты и т.д.

Автоматизация магазина позволяет своевременно и качественно выполнять контроль товарных и финансовых потоков, в организации, а также планировать дальнейшее развитие бизнеса на основе получаемых данных. Эффективное управление и глубокий анализ, являются залогом стабильного получения максимальной прибыли. Автоматизация магазина поможет решать такие важные задачи, как управление закупками, учет и распределением товаров, прогнозирование покупательской активности и спроса, а также систематизировать работу с торговым оборудованием.

В условиях современного мира и нашей страны в частности, торговая отрасль одна из наиболее прибыльных и достаточно быстро развивающихся сфер хозяйства. Как правило, подразделяется торговая отрасль на розничную и оптовую. Данный материал будет посвящено первому виду торговли – рознице. Особое внимание в статье мы уделим автоматизации маленьких магазинов сравнительно небольшой площади, оборот товаров, в которых достаточно мал, в частности тем торговым точкам, которые только планируют открываться, либо уже работающим магазинам, но по каким-то причинам не автоматизированным. По пунктам рассмотрим понятие автоматизации розничной торговли, методики внедрения автоматизированных систем, а также необходимость автоматизации в условиях современного рынка.

К существенным потерям в розничной торговле приводят несколько моментов, которые сами по себе никак не решатся:

  • воровство персонала (95% от всех краж в магазине);
  • кражи покупателей;
  • недобросовестные поставщики;
  • ошибки;

Потери конечно же снижают общий показатель прибыльности, который является основным критерием оценки деятельности предприятия. Соответственно, можно сделать вывод, что автоматизация магазина – это механизм построения эффективной деятельности. То есть, определили основные цели и задачи внедрения подобных систем — повышение эффективности работы торгового предприятия. Кроме того, автоматизация помогает осуществлять комплексный контроль, над всеми процессами.

Но если удается полностью контролировать все учетные и производственные процессы, хотя бы частично отследить кассовые и ценообразующие операции проводимые персоналом, то автоматизация магазина вам попросту не нужна. Если вы точно знаете количество проданного товара, рентабельность каждой группы в целом и товарной позиции в частности, способны легко рассчитать целесообразность финансирования нового направления и спрогнозировать необходимые объемы на предстоящие затяжные выходные, значит у вас маленький магазин и автоматизация вам не нужна. Наверное. Ну и конечно же если вы имеете возможность без автоматизации сделать инвентаризацию всего за один час без приостановки деятельности магазина — вам не нужны эти затраты. Вопрос лишь в том что фактически с бумажным учетом, или с ручным ведением операций продажи без использования штрих кодирования — перечисленные возможности недостижимы.

Кому поручить автоматизацию магазина?

Решение об автоматизации розничной торговли ставит перед руководителем множество вопросов: С чего начать внедрение? Как подобрать оптимальную программу для магазина? Сколько будет стоить внедрение и настройка системы учета? И многие другие.

Есть два пути автоматизации предприятия розничной торговли:

  • самостоятельно погружаться в вопрос и привлекать специалистов только для решения отдельных задач;
  • обратиться в компанию, специализирующуюся на автоматизации магазинов и внедрениях специализированных учетных систем;

Первый вариант привлекает гипотетически возможной экономией, второй — исключит возможность допущения множества ошибок в совместимости оборудования, выборе программного обеспечения, в массе нюансов присущих любой сложной области.

К тому же непосредственное руководство магазина достаточно занятые люди, именно на них возложена ответственность за обеспечение бесперебойной работы, контроль персонала, взаимодействие с поставщиками и так далее. Сотни рутинных вопросов, каждый по отдельности требующий времени не только на анализ, но и сбор информации, не позволяют руководству остановится, оглянуться, проверить и откорректировать правильность стратегического движения в развитии компании. Ситуация становится тупиковой — дальнейшее развитие затруднено, оно становится заложником рутины. Автоматизация магазина является оптимальным решением для выхода на новый уровень развития. Современные системы учета и автоматизации продаж, позволяют выполнить анализ легко и быстро. Получить точные данные не после многочасового расчета, а сию минуту — посмотрел — принял решение. Нажал кнопку — выбрал поставщика — быстро, точно, аргументировано и без ошибок. Теперь будет время и силы задуматься о стратегии и правильном курсе в развитии. При этом станет возможным манипулировать не догадками, а реальными аналитическими данными предприятия.

Самостоятельная автоматизация магазина

ПреимуществаНедостатки
Полный контроль внедрения. Руководитель будет в курсе всех операций внедрения, начиная от подбора программы и заканчивая выбором оборудования.И без того загруженный информацией о состоянии магазина руководитель, будет тратить много времени на обработку системных данных и поиск нужных программ.
Возможность произвести комплексный анализ необходимых дополнений к системе, так как никто кроме руководителя и сотрудников организации не знает, что в действительности необходимо вашему предприятию.Недостаточная осведомлённость об имеющихся продуктах, существенно затруднит процесс автоматизации и выбор необходимых программ.
Уменьшение стоимости за счет сокращения затрат на услуги компании-внедренца.Достаточно сложно контролировать корректность работы программных продуктов самостоятельно.
Возможность влиять на работу своих подчиненных в процессе внедрения.Подобрать необходимое оборудование и программное обеспечение не имея достаточного опыта практически невозможно. Если только ваш штатный специалист не получил его на предыдущих местах работы. Набираться опыта на своих ошибках было бы крайним расточительством, поэтому рекомендуем воспользоваться для этого помощью квалифицированных специалистов нашей компании. В противном случае, могут возникнуть сложности в совместимости программного продукта с оборудованием, в неполном или не соответствующем решаемым задачам функционале, некачественном программном продукте и т.д.
Личная заинтересованность не только руководителя, но и всего персонала организации в грамотном выполнении всех этапов автоматизации.Для адаптации программного продукта под специфику бизнес процессов вашего магазина, могут понадобиться доработки конфигурации, которые под силу выполнить не просто квалифицированные, но опытные именно в этом вопросе специалисты.
Самостоятельная покупка необходимых программ и оборудования для автоматизации магазина может быть существенно дороже, нежели заказ в компании, специализирующейся на этом вопросе. Обусловлено это дополнительными затратами на транспортные расходами и бонусами получаемыми при закупке программного обеспечения и оборудования. Дилерские сети крупных производителей имеют иерархическую структуру позволяющую реализовывать продукцию по единым розничным ценам по всей стране. В отдельных случаях наша компания сможет предоставить вам цены в Хабаровске более низкие чем розничная стоимость в столице.
Дополнительным вопросом при самостоятельной закупке станет сервисное и гарантийное обслуживание оборудования, предоставления льготного сервисного пакета 1С:ИТС.
Помимо этого, следует отметить, что штатные специалисты, как правило, заняты текущими делами, и у них практически не остается времени на внедрение и развитие новой системы, тем более, если ее приходится изучать.

Второй способ, практически полностью компенсирует недостатки рассмотренного, в случае если Вы выберете для автоматизации магазина нашу компанию. Именно такой метод внедрения гарантирует наибольшую эффективность систем автоматизации.

Заказ автоматизации магазина специализированной организации

ПреимуществаНедостатки
Обращаясь в нашу компанию, вы гарантированно получите ответственность за достижение результатов проекта. Не говоря уже о сроках, отсутствие технических и организационных нестыковок. Бесплатную детальную консультацию по всем имеющимся программным продуктам, а также сможете задать менеджерам все интересующие вас вопросы.Зарплата менеджеров частично заложена в стоимость приобретения услуг что сказывается на общей стоимости проекта. С другой стороны "купить" таким образом консультацию на порядок дешевле чем потратить собственные силы на изучение этого вопроса или оплачиваемое рабочее время вашего штатного специалиста.
Существенно повышается скорость внедрения. Кроме того, если проектом занимается одна компания, то и все вспомогательные работы выполняют специалисты данной организации что несомненно уменьшает количество организационных вопросов и перекладывания ответственности на представителей другой компании.
Возможность заказать комплексное сопровождение внедренных программных пакетов и установленного оборудования.
Вы застрахованы от различных рисков, так как подписываете с компанией-интегратором договор о предоставлении услуг.
Договор с компетентной организацией, на комплексное сопровождение значительно выгоднее, нежели содержание специалиста.

В таблицах изложены основные плюсы и минусы предложенных путей автоматизации розничного магазина с точки зрения самостоятельности. Без сомнения, это далеко не полный перечень вопросов и в рамках каждого отдельного предприятия они могут варьироваться. Исходя из вышеприведенной информации, можно сделать вывод, что наиболее подходящим является вариант, когда вы заказываете все нужное оборудование и программы у официального дилера, принимая активное участие в реализации процессов по внедрению. Теперь давайте более детально рассмотрим этот процесс начиная с решения о внедрении и заканчивая запуском систем автоматизации розничной торговли.

Экспресс обследование

Вопрос предпроектного экспресс обследования достаточно детально изложен в отдельном разделе нашего сайта. Обследование при автоматизации магазина — это частный случай практики обследования. В целом такие проекты автоматизации можно назвать достаточно шаблонными. Тем не менее, нельзя недооценивать важность этого этапа. Вопросов позволяющих с точностью определить стоимость и объемность проекта автоматизации магазина не так много. Но всего одна неточность может создать в дальнейшем массу неприятных сюрпризов.

Итак, решение об автоматизации магазина принято. Но не торопитесь приглашать специалистов для выполнения обследования. Сделайте предварительный анализ самостоятельно, с помощью ключевых сотрудников вашей компании. Цели автоматизации вашего магазина и результаты которые вы хотите достигнуть, прежде всего вам нужно понять самим. Именно это понимание потребуется изложить специалистам. В общем виде цель можно сформулировать так: «повысить управляемость движения финансовых потоков на предприятии». Детализации такой формулировке конечно же не хватает. Но в целом, главное чтобы у вас сформулировалось какое-то понимание целей которых вы хотите достигнуть. Ну а далее, уже специалисты нашей компании проанализируют пожелания, расскажут о практике применения тех или иных решений при автоматизации магазина, о собственном опыте и различных решениях, реализованных в тех или иных конфигурациях. И как результат, совместными усилиями будет сформирована более-менее точная картина текущей обстановки и тех результатов, которых необходимо достигнуть.

Выбор компании-внедренца

Важность вопроса выбора компании, которой можно будет доверить автоматизацию магазина, более чем очевидна. От опыта и квалификации специалиста проводящего работы, слаженности работы коллектива, умения решать нестандартные вопросы, зависит успешность всего проекта. На текущий момент рынок достаточно насыщен компаниями занимающимися автоматизацией, в том числе магазинов розничной торговли. Но как определить какая из них обладает достаточным опытом и предложит наименьшую стоимость? На самом деле все просто — запросите в нескольких компаниях коммерческие предложения. Обратите внимание на первый контакт с представителем компании, на сколько доступно и понятно вам была представлена вся информация о предстоящем проекте, как быстро было представлено коммерческое предложение, как представлена компания в интернете — профессионально оформленный сайт с качественно представленной информацией, говорит о многолетнем присутствии компании на рынке. Все эти моменты в комплексе показывают слаженность, и организованность работы коллектива.

Если даже такой анализ не позволил вам сделать окончательный выбор, стоит посетить офис наиболее заинтересовавших компаний. Атмосфера в офисе, индивидуальность подхода и доброжелательность представителей компании помогут сделать вам правильный выбор.

Проект внедрения

На начальном этапе проработки внедряемого проекта, руководитель компании и весь персонал становятся помощниками специалиста интегратора. Обусловлено такое положение тем, что качественная автоматизация магазина, может быть произведена только при помощи коллектива компании, так как специалист попросту не в курсе основных проблем вашего предприятия. От вас потребуется информация об имеющихся сложностях и целях которых вы желаете достигнуть. Необходимо подготовить перечень уже установленного оборудования и программного обеспечения, это поможет менеджерам компании сделать для вас оптимальное предложение с минимальными затратами.

Иногда случаются ситуации когда приобретенное ранее оборудование не удовлетворяет современным требованиям, или не совместимо с новым программным обеспечением. Как результат, менеджеры предложат вам приобрести новое оборудование. Не стоит сразу воспринимать такую ситуацию как намеренное увеличение стоимости проекта с целью увеличения заработка. Область системной интеграции действительно является очень быстро развивающейся, и как следствие, оборудование зачастую очень быстро перестает удовлетворять современным требованиям. Попросту запросите у менеджеров развернутую информацию по проблемному вопросу, попросите рассказать обо всех возможных вариантах и опыте решения таких вопросов при автоматизации других магазинов. В некоторых случаях замена не является принципиальной и можно сделать попытку запуска с использованием уже имеющегося оборудования. Но в вопросе целесообразности таких попыток стоит положиться на мнение опытных специалистов. Низкая стоимость автоматизации магазина не должна быть единственной конечно целью. Экономя сейчас 10% от суммы проекта, в дальнейшем на переработку вопроса может потребоваться уже 30% которые дополняться простоем магазина, потерей информации и другими неприятными ситуациями.

Менеджеры компетентной компании должны быть достаточно опытными чтобы получить от вас всю необходимую для реализации проекта информацию. От вас потребуется максимально полно ответить на все их вопросы, предоставить все имеющие отношение к автоматизации вашего магазина детали. При этом не стоит смущаться если что-то непонятно и просить объяснить еще раз. Автоматизация — достаточно сложная область для неподготовленного человека и задача профессионалов — предоставить вам любую сложную информацию в понятном и доступном виде.

Реализация проекта

Последним этапом, завершающим всю подготовительную работу, является непосредственная автоматизация магазина. На данном этапе все работы полностью перекладываются на плечи специалиста интегратора, с которым ваша компания подписала договор. Но полностью пускать все на самотек не стоит. Идеальным вариантом будет предоставление поэтапного отчета об уже выполненных этапах проекта. Подобный отчет может предоставляться как в письменном, так и в электронном виде. Например, в наших договорах внедрения, прописываются методы контроля выполнения проекта — вся проведенная работа фиксируется в листах учета рабочего времени и с указанием даты, времени и детальной расшифровки, подписывается у ответственного лица со стороны заказчика. Для того, чтобы непрерывно контролировать процесс автоматизации магазина, вам необходимо знать основные этапы и порядок выполнения работ:

  • Прежде всего устанавливается товароучетная программа на базе 1С — самый продолжительный этап перехода на автоматизированную систему — это формирование номенклатурной базы. Как правило это занимает от одной до трех недель. Конечно же проводится обучение товароведа (оператора или бухгалтера). Эту работу можно начать выполнять за долго до начала монтажных работ в магазине. Зачастую в программах реализуется собственная схема мотивации персонала, дополнительные отчеты позволяющие проанализировать индивидуальную специфику предприятия.
  • Монтаж локальной сети обычно выполняется еще на этапе строительных работ помещения. Наиболее эстетичный способ монтажа кабеля — это не красивый кабель канал или специализированные корзины. Лучше всего заложить его за стены, спрятать под кафель, заложить под потолочную плитку. Важно предусмотреть запасные кабели, на которые возможно будет переключить работу в случае выхода из строя основных. И конечно же детально прорисовать план помещения с указанием всех точек входа и путей прокладки кабеля.
  • Системы видеонаблюдения и антикражные системы монтируют после завершения чистовой отделки помещения.
  • Монтаж и настройка оборудования, полномасштабное тестирование всей системы — моделируется полный цикл учета товарного движения, начиная от поступления и заканчивая продажей через автоматизированную систему.
  • Очень важным этапом является обучение персонала. Если оператора начинают обучать с самого первого этапа — установки учетного программного обеспечения, и в процессе монтажа и настройки оборудования проводится постоянное все более глубокое обучение в виде консультаций и выполнения совместных учетных блоков, то с кассирами все обстоит иначе. Их обучение возможно только после полного монтажа и настройки всей системы. И обычно проводится накануне открытия магазина. Операций у кассиров обычно совсем не много — не более десятка, а зачастую и вовсе сводится к трем — четырем. Но нервное напряжение при открытии магазина, опасение сделать что-либо неправильно, зачастую пугает и самих кассиров и их руководство. Особенно напряженными бывают открытия магазинов при которых используются различные рекламные акции, собирающие к моменту открытия толпы покупателей. Для спокойного безбоязненного запуска автоматизированного магазина, наши менеджеры обычно включают в перечень работ услугу «открытие первой смены» и соответственно «закрытие первой смены». В таком варианте специалист нашей компании принимает непосредственное участие при обслуживании первых посетителей, подсказывает и направляет при закрытии первых чеков, предоставлении скидок, регистрации бонусных и дисконтных карт и прочих сложных вопросах. А зачастую и сам выступает в роли первого покупателя непосредственно перед открытием дверей, чтобы еще раз «пройтись» по всем этапам продажи.
  • Собственно открытие магазина после автоматизации можно смело называть запуском системы в рабочем режиме. Но конечно на этом все вопросы не заканчиваются. Продажи необходимо правильно загрузить в товароучетную систему, научиться анализировать данные с помощью различных отчетов, выполнять ревизию, научиться отличать случайный пересорт от умышленного, распознавать попытки махинаций на кассе и отличать их от воровства посетителей (что на самом деле является редкостью).
  • Сопровождение системы в зависимости от масштабности магазина и сложности учета, может как полностью отсутствовать, так и длиться неограниченное количество времени. Всем известно что крупные сети гипермаркетов не просто пользуются услугами компаний занимающихся автоматизацией магазинов, но и имеют свой, доходящий до нескольких десятков человек, штат специалистов. Конечно же если вы автоматизируете небольшой магазин, штатный специалист вам не потребуется. Но сопровождение в течении первых месяцев работы, и как минимум точечное обращение в дальнейшем — будет попросту необходимым. Для этого, в нашей компании по завершению проекта автоматизации, предлагается заключить договор на ежемесячное или разовое сопровождение.

Конечно же разумным шагом является заключение договора на сопровождение с той же компанией, что и выполняла проект автоматизации. Специалисты компании занимавшейся установкой систем знакомы со всеми нюансами и им не требуется много времени для устранения возникших неполадок.

Первый месяц работы в новой системе всегда самый тяжелый. Именно поэтому сопровождение от сотрудников компании интегратора, является жизненно необходимым. Очень важно чтобы ваши сотрудники всегда могли получить оперативную и квалифицированную помощь по работе с системой. В большинстве случаев, отказавшись от обучения персонала и дальнейшего сопровождения систем предприятия заказчик, оказывается недоволен полученным результатом. Причиной этого является банальное неумение пользоваться программными продуктами, незнание всего функционала и возможностей. Поэтому категорически не рекомендуем вам сокращать статьи расходов на обучение и сопровождение. Ставка в этом вопросе — эффективная работа сложного механизма в которой вложен столько сил и средств.

По окончанию этапа активного сопровождения, процесс автоматизации магазина можно считать полностью завершенным. Теперь ваш магазин вышел на новый уровень, его работа стала более понятна и управляема. А вы можете легко контролировать его деятельность даже загорая на пляже в далеких тропических странах. В простом графическом виде видеть эффективность маркетинговых мероприятий и управленческих решений. Поставить еще одну галочку в списке ваших конкурентных преимуществ и уверенно двигаться к достижению новых вершин вашего бизнеса!