Автоматизация торговли

Установка автоматизированных систем учета и управления бизнес процессами, дает возможность значительно сократить расходы за счет снижения количества сотрудников, оптимизации работы со складскими запасами. Увеличивается скорость и качество обслуживания покупателей. Автоматизация оптовой и розничной торговли, повышает рентабельность компании. Но прежде чем начать работы по внедрению, требуется произвести экспресс обследование, целью которого является определение целей проекта, и уровня готовности компании к использованию подобных систем.

В условиях современного рынка нередки случаи, когда механизм продаж товара клиентам попросту оторван от прочих торговых процессов, таких как закупка, транспортировка и хранение. Это становится причиной того, что сотрудники компании, отвечающие за закупки, не имеют данных о том сколько и какой конкретно продукции на сегодняшний день продано; сотрудники транспортного отдела не имеют точных данных об объемах товара, который требуется перевезти между филиалами компании; а сотрудники склада не могут оперативно проинформировать отдел по закупкам о переизбытке того или иного вида товаров. При этом информация о продажах поступает в прочие отделы организации с заметным опозданием, а также с серьезными ошибками, что не позволяет осуществлять грамотное управление процессами и принимать верные решения. Автоматизация торговли позволяет создать общий автоматизированный контур контроля и управления бизнес процессами торговой организации, посредством которого производится управление продажами, закупками, складом и логистикой организации.

Направления оптимизации расходов

В большинстве случаев решения о необходимости автоматизации, принимаются руководством не с целью экономии, а для приведения в порядок учета, ускорения работы с клиентом, возможности получения оперативной и более точной информации о работе компании, проведения анализа, планирования и т.д. И перспектива существенной экономической выгоды не совсем очевидна. Тем не менее ее совершенно не просто спрогнозировать и даже попытаться подсчитать. Некоторые из них могут очень существенно снизить объемы капиталовложений:

  • Высвобождение сотрудников.
    Очевидно что автоматизация торговли, учета, и любой подсистемы компании влечет за собой упрощение и ускорение работы сотрудников компании. Но уже не столь очевидно что зачастую на выполнение тех же операций потребуется на порядок меньше времени сотрудника. Именно так! Можно ускорить работу по отдельным операциям и в сотню раз. Яркими примерами тому может служить автоматизация операций внесения данных при оприходовании товаров и ревизиях. В первой ситуации автоматическая загрузка накладных позволит сократить многочасовую кропотливую работу до считанных минут. А инвентаризация проведенная с помощью терминала сбора данных позволит провести ее за пару часов и не потребует участия всего коллектива для ускорения процесса. Не говоря уже об отсутствии необходимости закрытия магазина и связанных с этим убытков.
  • Оптимизация складских запасов.
    Наличие информации о складских запасах, и продажах, дает возможность оптимально спрогнозировать необходимость закупки товаров. При этом можно учесть и различные факторы влияющие на процесс продажи. Например, можно проанализировать опыт проведения рекламных акций, их влияние на проходимость и объем продаж и учесть этот фактор при планировании закупок.
  • Снижение транспортных расходов.
    Автоматизация торговли позволяет оптимизировать расходы на перевозку товаров между филиалами и складами организации. Так, при наличии нескольких магазинов, складов и централизованной закупки, внедрение автоматизированных систем позволяет получать полный отчет о товарообороте на каждом отдельном участке, а автоматически получать информацию по необходимым остаткам для бесперебойной работы в условиях конкретного филиала или склада. Благодаря этому, возможно оптимизировать доставку со складов на точки продаж и значительно сэкономить на амортизации автомобилей, топливе и работе водителей.
  • Увеличение скорости обслуживания покупателей.
    Автоматизация торговли позволяет сэкономить от пяти до нескольких сотен процентов времени, затрачиваемого сотрудником на оформление покупки одного клиента. Процентный показатель при этом напрямую зависит от типа организации и частоты совершения сделок.
  • Уменьшение дебиторской задолженности.
    Автоматизация розничной торговли и учета позволяет контролировать взаиморасчеты как с поставщиками так и с покупателями. Вы можете заказать разработку индивидуального инструмента работы с «дебиторкой» с учетом схемы работы именно вашей компании. Вы можете использовать инструменты приостановки работы, автоматического напоминания и повторной рассылки счетов, назначения ответственности за просрочки оплаты в т.ч. и работающим с клиентом сотрудникам, построения схем мотивации.

Предпосылки автоматизации торговли

Как правило, автоматизация деятельности компании, выполняется, когда достигнут определенный уровень развития, и для стабилизации положения на рынке, повышения конкурентной способности необходимы какие-то новые факторы дающие предприятию очередной толчок развития. Появляется необходимость плотного управления издержками, повышения эффективности оперативной работы. Организационные изменения также зачастую являются катализатором процесса автоматизации — еще вчера все держалось в руках и голове одного управленца, а сегодня потребовалось делегировать управленческие задачи и передать их в руки новых людей.

Для некоторых компаний, автоматизация продаж и движения товара и вовсе жизненно необходима. Времена когда учет вели путем записей в тетрадку и расчета остатков столбиком и на калькуляторе, давно прошли. Это требует слишком больших человеческих ресурсов, дает поле деятельности для различных махинаций, совершенно не дает никакой оперативной информации, а об ошибках даже не стоит и говорить. Проще говоря — это прошлый век. Или даже позапрошлый. Конечно же в первую очередь это касается торговой деятельности. Для этих предприятий такие факторы как скорость и качество обслуживания клиента, оптимизированные складские запасы при работе с ассортиментом в десятки тысяч позиций, контроль и работа с недостачей — являются абсолютно необходимыми. Без них работа предприятия обречена на провал.

Основные характеристики проекта автоматизации розничной торговли

Проект автоматизации торговой деятельности имеет общие черты с любым внедрением автоматизированных систем. Однако, есть в автоматизации продаж и свои особенности. Опыт внедрения таких проектов в г. Хабаровске позволяет выделить их из общей массы проектов.

Комплексный подход

Автоматизация торговли всегда проводится с изменением схемы торговли, работы со складом, поставками и заказами. Управление всеми процессами почти всегда централизуется. Это связано с уплотнением работы отдельных подразделений, их более связанной работы. Не так важно просто получать информацию оп продажах, конечно же интересно ее в работе остальных отделов — тот же коммерческий отдел получает мощный инструмент управления остатками.

Масштаб

Автоматизация розничной торговли — это всегда масштабность. Работа предприятия зачастую меняется в корне — с прилавков убираются деревянные счеты, и вместо них ставятся кассовые боксы с современными POS системами. Полностью меняется схема работы всех управленческих и оперативных бизнес процессов. В такой реструктуризации обычно задействует весь коллектив компании начиная от кассиров и менеджеров и заканчивая финансистами, бухгалтерами и руководителями. Если же речь об автоматизации нескольких филиалов или физически распределенных подразделений — задача становится еще интересней. Всех людей нужно не просто обучить, но дать навыки работы и достаточно глубокое для занимаемой должности понимание новой схемы работы.

Оперативность

Автоматизация продаж зачастую выполняется для давно существующих предприятий. В такой ситуации возникает дополнительный фактор который невозможно не учитывать — минимизация простоя работы. Особенно важно это при полном переоснащении магазина. При остановке работы, общая стоимость автоматизации может увеличиться в разы. Поэтому зачастую замена стелажей, расстановка кассового оборудования выполняется в ночное время, что позволяет существенно сократить издержки. Этот фактор накладывает жесткие требования к процессу подготовки проекта.

Надежность

Отказоустойчивость внедренного проекта во многом зависит от качества используемого оборудования. В процессе выбора тех или иных устройств не стоит во главу вопроса ставить экономию. Стоимость оборудования складывается не из степени алчности тех или иных производителей, а в наличии множества нюансов. Простой пример — наличие предохранителей на материнской плате, дополнительных радиаторов и различных типов конденсаторов, одни из которых могут работать до 15 лет, а другие не более 2-3 лет. Разность в стоимости таких плат будет выражаться в 2-3 кратном размере. Но даже просто заменить плату, как следствие восстанавливать настройки и возможно частично устанавливать систему, раз 5 в течении 15 лет, будет стоить существенно дороже даже если учитывать простой магазина.