Просто об онлайн кассах

С выходом 54-ФЗ многим компаниям, ведущим предпринимательскую деятельность, пришлось осваивать онлайн кассы нового образца для оснащения кассовой зоны. К настоящему времени ККТ нового образца должна быть установлена во всех организациях и ИП, кроме тех, которые перечислены в списке исключений данного закона. Разберем, что такое онлайн-касса и как она работает простыми словами.

Отличия онлайн кассы от ККМ старого образца

Онлайн касса — это контрольно-кассовая машина, оснащенная всем необходимым оборудованием и ПО, для осуществления торговых операций и передачи данных по ним в налоговую службу. Чтобы было понятнее, рассмотрим чем же отличается новая онлайн касса от прежней ККМ.

Ранее в торговых компаниях использовалась онлайн касса, представляющая собой металлический корпус с клавиатурой и монитором, внутри которого находится принтер чеков. Информация по торговым операциям отражалась в специальной электронной ленте (ЭКЗЛ), которая по истечении срока службы передавалась в налоговую и заменялась на новую.

Онлайн касса нового образца — это та же металлическая коробка с клавиатурой и экраном, которая теперь оснащена рабочим местом кассира и принтером в виде специального прибора — фискального регистратора (ФР). Помимо печати чеков, он запоминает информацию по ним и передает ее в налоговый орган через заранее выбранного оператора фискальных данных в онлайн-режиме. Использование обновленного оборудования полностью отменяет учетно-первичную документацию для касс.

Разберем каждую составную часть онлайн кассы нового образца по отдельности.

Фискальный регистратор

Фискальный регистратор представляет собой устройство печати чеков. В отличие от принтера ККТ старого образца он несколько модернизирован:

• теперь фискальный регистратор подключается к интернету через сеть или кабель. В наименовании модели есть специальный индекс;
• ЭКЗЛ заменена на фискальный накопитель.

С переходом на онлайн кассы рабочие процессы бизнес-предприятий были упрощены. Теперь не нужно самостоятельно передавать ЭКЗЛ с данными о проведенных торговых операциях в налоговую. Подключенная к интернету онлайн касса нового образца запомнит и передаст все данные с ФН оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь направит их в налоговую службу.

Следует знать, что онлайн касса, не подключенная к интернету в течение тридцатидневного срока, заблокируется. Чтобы ККТ снова заработала, помимо подключения к сети, необходимо отправить всю информацию о произведенных операциях ОФД. Но если в этот период ни один чек не был пробит, фискальный накопитель не заблокируется.

При наличии кассы старого образца, возможно, вам не придется приобретать новую. Некоторые ККТ можно модернизировать. Для этого необходимо узнать у производителя подлежит ли она обновлению. Если такая возможность не предусмотрена, необходимо приобрести онлайн кассу нового образца. Перед покупкой онлайн кассы убедитесь, что она занесена в реестр ФНС. Данный перечень можно посмотреть на официальном сайте налоговой службы.

Онлайн кассу можно приобрести как со встроенным фискальным накопителем, так и без него. Во втором случае придется подбирать ФН отдельно. Вариант со встроенным фискальным накопителем более удобен, так как не требует дополнительных астроек оборудования. Следует помнить, что есть разные типы ФН. Для каждой организации фискальный накопитель подбирается индивидуально, в зависимости от ее рода деятельности и налогового режима. Реестр производителей ФН можно найти на сайте ФНС.

Оператор фискальных данных

Оператор фискальных данных — это посредник между предприятием и налоговой службы. Именно ему изначально отправляется информация с чеков, сохраненная в фискальном накопителе. Далее ОФД перенаправляет ее в налоговую.

Операторы фискальных данных являются коммерческими организациями, созданными для обработки и передачи фискальных данных. Полный список ОФД находится на официальном сайте федеральной налоговой службы. У каждой из этих организаций есть свой перечень дополнительных сервисов. Поэтому перед выбором одного из операторов необходимо тщательно ознакомится с предоставляемыми услугами, и выбрать наиболее подходящего именно вашему предприятию.

Деятельность ОФД строго регламентирована законодательством, в случае несоблюдения государственных требований на подобную компанию могут быть наложены штрафные взыскания до миллиона рублей. В связи с этим таких организаций не очень много.

Для заключения договора с выбранным оператором фискальных данных потребуется электронная подпись. Ее можно приобрести непосредственно у ОФД либо в одном из удостоверяющих центров. Как только договор будет заверен цифровой подписью, можно будет приступать к работе с новой онлайн кассой и осуществлять взаимодействия с налоговой службой через ОФД посредством интернет-связи.

Рабочее место кассира

Рабочее место кассира — это специальная программа, позволяющая упростить работу с кассовым оборудованием, товаром, а также проанализировать аналитические данные по торговым процессам в личном кабинете.

Данный функционал может быть наделен различными сервисами, но есть обязательные функции, которыми должны быть оснащены все рабочие места кассира. К ним относятся:

• печать чеков с перечнем проданных товаров;
• возможность отправки электронных чеков покупателю на e-mail или с помощью сообщения на телефон.

Существует два типа рабочих мест кассира: с привязкой к технике и универсальные. Рассмотрим каждый тип по отдельности.

Привязанные к технике

Данное обеспечение функционирует только с определенной маркой ККТ, к ним относятся Мерката, Cassby, i-Retail. Помимо этого, существуют онлайн кассы уже со встроенным программным обеспечением.

Преимущества таких рабочих мест кассира: удобство, единая служба поддержки программы и самого оборудования, готовый комплект, предоставляющий возможность сразу приступить к работе.

Недостатками такого функционала является отсутствие интеграции с ПО для осуществления бухгалтерских и товароучетных операций, а также лишние траты средств на программы и техподдержку, небольшой выбор и ограниченность при замене составляющих.

Универсальные

Рабочие места, не привязанные к контрольно-кассовой технике, можно применять с разнообразными ККТ. К такому функционалу относятся платформы 1С Розница, МойСклад.

Главным их преимуществом является взаимодействие с товароучетными и бухгалтерскими программами. Необходимое ПО идет в комплекте с ними. Еще один безусловный плюс такого обеспечения — это свобода выбора онлайн кассы.

Что касается недостатков, к данному рабочему месту необходимо отдельно приобретать фискальный регистратор и потратить время на первоначальную настройку техники. Кроме того, техподдержка кассового оборудования и программного обеспечения производится в разных местах.

Несмотря на то, что универсальное рабочее место кассира нужно приобретать отдельно и его первоначальная установка сложнее, чем в готовом комплекте, работающий с ним функционал позволит значительно облегчить дальнейшую деятельность предприятия.

Что необходимо для перехода на онлайн кассы

Чтобы перейти на онлайн кассу нового образца, необходимо:

• Проверить возможно ли обновить прежнее кассовое оборудование;
• Выбрать более подходящего ОФД в реестре налоговой службы и заключить с ним договор;
• Поставить кассу на учет в ФНС на сайте налоговой;
• Начать работу.

Если вы не хотите самостоятельно осуществлять переход на онлайн кассы нового образца, существуют специальные организации, предоставляющие данные услуги. К настоящему времени все бизнес-предприятия должны использовать ККТ нового образца. Проверить, есть ли ваша компания в списке исключений, можно в 54-ФЗ.