Виды фискальных накопителей. Что делать при сбое онлайн кассы.

Какой фискальный накопитель выбрать

Согласно Федеральному закону №54, срок действия фискального накопителя должен быть не менее 13 и не более 36 месяцев с даты постановки онлайн кассы на учет в ФНС. Как уже описывалось выше, выбор фискального накопителя зависит от деятельности компании и ее режима налогообложения. Рассмотрим подробно, какой именно фискальный накопитель необходим различным организациям:

Предприятия на общем налоговом режиме

Торговые компании, применяющие данный налоговый режим, должны использовать фискальный накопитель периодом службы от 13 мес. Соответственно, им можно приобрести любой ФН. Единственное, стоит учитывать, что устройство на 36 месяцев не будет выгодно таким компаниям, так как его срок действия в этом случае будет длиться всего лишь 410 дней. К тому же в паспорте ФН на 36 мес. не обозначается предназначение для ОСН, поэтому самым правильным решением будет отдать предпочтение накопителям на 13/15 мес.

Организации и ИП на спецрежимах (ЕНВД, ЕСХН, упрощенной системе и патенте) или оказывающие услуги

Такие предприятия должны использовать фискальные накопители сроком службы от 36 мес. Однако, есть некоторые исключения. Компании этого типа могут приобрести ФН на 13/15 мес если:

• их деятельность связана с сезонными работами;
• вместе со спецрежимом используется общий налоговый режим;
• являются платежными агентами;
• их работа связана с реализацией подакцизных товаров;
• онлайн касса работает в автономном режиме (на местоположении компании отсутствует интернет-сеть).

Также необходимо помнить, что реальный срок эксплуатации фискального накопителя может отличаться от установленного. Данный показатель зависит от частоты его применения. Память ФН ограничена, в связи с этим при выдаче большого числа чеков срок службы устройства уменьшается.

У компаний на общей системе налогообложения, пользующихся ФН на 13/15 мес., фискальные накопители отработают заявленный срок. У организаций на спецрежимах или оказывающих услуги населению, при использовании накопителя на 36 мес. длительность работы прибора также будет соответствовать указанному сроку.

Если деятельность компании связана с сезонной работой, любой фискальный накопитель прослужит им установленный срок. А в случае реализации подакцизной продукцией, какой-бы ФН ни выбрала организация (на 13/15/36 мес.) длительность его работы составит 410 дней.

Компании, находящиеся на территориях, оторванных от интернет-связи, соответственно, не передающие информацию ОФД и использующие онлайн кассу в автономном режиме, смогут применять фискальный накопитель на 15 мес. — 13 мес, а на 36 мес. — 560 дней.

Если организация или ИП будут нарушать законодательные требования по выбору фискального накопителя, на них будут наложены штрафы. К примеру, при использовании устройства на 13 мес. вместо 36 установлены штрафные взыскания до 10 000 руб. Также нарушением может считаться применение фискального накопителя на 36 мес. вместо устройства с меньшей памятью. Данные ограничения указаны в паспортах ФН.

Когда необходимо менять фискальный накопитель

При заполненной памяти или завершении срока службы необходимо произвести замену фискального накопителя. Актуальные данные об устройстве можно посмотреть в личном кабинете онлайн кассы. Перед окончанием срока службы онлайн касса сообщит владельцу об этом.

В отчетности при закрытии смены появится одно из следующих полей: «РЕСУРС ФН МЕНЕЕ 30 ДНЕЙ» или «ПАМЯТЬ ФН ЗАПОЛНЕНА» в случае остаточной памяти менее 1%.

Если вовремя не поменять фискальный накопитель, произойдет блокировка онлайн кассы, а печать чеков станет невозможной. Помимо этого, за несвоевременную замену фискального накопителя предусмотрен штраф. Для того, чтобы его поменять, необходимо сформировать специальный отчет, а затем заменить ФН. Использованный фискальный накопитель не выбрасывается, его необходимо сохранять в течение пяти лет.

Порядок действия при кассовом сбое

Функционирование онлайн кассы производится за счет подключения к сети. Но в случае сбоя либо поломки работа все равно должна осуществляться. В соответствии с законодательством РФ, деятельность не должна прекращаться даже при массовых сбоях веб-сети. После того, как интернет-связь восстановится, обязательно нужно сформировать чек, в котором будет отражена обобщенная сумма за все неучтенные торговые операции во время технических неполадок. Тем не менее, стоит отметить, что в связи с отсутствием вины собственников онлайн кассы, ответственность за неправильное использование кассы с них снимается. В иных ситуациях торговые операции, совершенные в офлайн-режиме, влекут за собой штрафные взыскания, которые составят 50% от суммы операции.

Один такой крупный сбой произошел в 2017 году. Изначально он затронул города Дальнего Востока, а, в итоге, дошел до Калининграда. На многочисленных организациях и ИП не могла осуществляться полноценная работа онлайн-касс. Тогда некоторые предприятия продолжили работу, что оказалось правильным решением.

При технических сбоях в самой онлайн кассе, из-за которых ее функционирование может осуществляться исключительно в автономном режиме, нужно также продолжать работу. Впоследствии необходимо будет сформировать чеки по каждой произведенной за время неполадок операции. Кроме того, нужно сразу же сообщить о данном инциденте в ФНС и отправить ей все скорректированные расчеты.

Налоговые органы рекомендуют сформировать в организациях специальные локальные акты, в которых будут отражены действия при крупных сетевых перебоях и поломках онлайн кассы. В них необходимо указать, кто из сотрудников должен будет составлять скорректированные чеки и сообщать налоговой службе о произошедшем инциденте.