Организация оперативного учета в программах 1С:Предприятие 8.3

Оперативный учет — это отдельное направление бухгалтерского учета, появившийся в процессе развития автоматизации учета наряду с управленческим и налоговым. Особенность заключается в быстром получении не всегда точной, но главное, оперативной информации о состоянии производственного процесса коммерческой организации. Она обусловлена краткостью и моментальностью его формирования, получаемого в отдельных случаях за счет отсутствия документирования. Главная цель оперативного учета — нацеленность на текущий момент времени, его оперативность является ключевым моментом. Отсюда и сформировалось его название.

Автоматизация на программах «1С:Предприятие 8.3» и организация первичного документооборота непосредственно в электронном виде, позволяют сделать учет не только оперативным, но и достаточно точным. Чем качественнее проработка бизнес процессов и выше уровень их автоматизации, тем выше приближение оперативного и бухгалтерского учета в части их точности. В идеале, при полной автоматизации первичного документооборота, разделы оперативного учета отличаются от бухгалтерского лишь отсутствием проведения дополнительных проверок, которым занимается подразделения бухгалтерии предприятия и которые попросту исключают ошибки. Ну и конечно же отличаются отсутствием возможности формирования фискальной отчетности и отправки ее через интернет (1С:Отчетность), для которой реализуется именно бухгалтерский учет.

Программы для автоматизации оперативного учета

Какие задачи решает оперативный учёт?

Как вы уже поняли из предыдущего абзаца, главная цель — это получение оперативного состояния учета предприятия. Но как его использовать и какие задачи можно решить с помощью полученной информации? Для понимания давайте перечислим цели типовых задач оперативного учета:

• быстрое получение информации о проведенных хозяйственных операциях, фиксируемой на различных этапах, в зависимости от направления деятельности;
• формирование оперативных данных о движении денежных средств;
• оперативный учет персонала, отработанного времени, выработки;
• получение себестоимости изготавливаемой продукции в режиме онлайн;
• как следствие, автоматизированное оформление первичной документации связанной с учетом, в дальнейшем синхронизируемое с бухгалтерским учетом;

Благодаря правильной организации ведения оперативного учёта, обеспечивается получение актуальных сведений о работе предприятия, позволяющих:

• обеспечить оптимальные товарные запасы, автоматизировать склад в т.ч. процесс заказа товаров поставщикам, например, с помощью сервиса «1С:Товары»;
• контролировать запасы используемого в производственных целях сырья и расходных материалов;
• обеспечить бесперебойность производственного процесса;
• контролировать финансовые потоки в части прихода для обеспечения своевременной инкассации или расхода для исключения кассового разрыва;
• контролировать объёмы производимой продукции для оценки загруженности склада готовой продукции;

Анализируя показатели хозяйственной деятельности по результатам оперативного учета, руководство компании получает инструмент для организации более эффективного управления производственными процессами.

Основные особенности оперативного учёта

Отличительные особенности оперативного учета заключаются в следующих моментах:

• используется для анализа текущей ситуации в части отклонения от нормированных показателей;
• при фиксации операций используются абсолютно разные финансовые, количественные и бытовые показатели;
• в оперативном учете чаще используется графическое отображение информации в виде графиков, диаграмм и таблиц;
• обеспечивает формирование новых механизмов, направленных на принятие верных управленческих решений;
• даёт возможность оперативного управления бизнес-процессами;
  позволяет воедино увязать процессы относящиеся к различным областям деятельности предприятия;
• может быть задействован в совершенно разных структурных подразделениях и предоставлять информацию по разным направлениям деятельности;
• максимально приближен к местам и структурам, в пределах которых выполняются отражаемые в учёте операции;

Преимущества применения оперативного учёта

Поскольку этот вид учёта является неотъемлемой частью анализа хозяйственно-производственных процессов внутри предприятий, его грамотное применение позволит добиться оптимизации работы всех подразделений и повышения рентабельности в целом.

Поэтому к главным достоинствам оперативного учёта стоит отнести:

• все отражающие реальную финансовую, трудовую и хозяйственную деятельность предприятия сведения получаются максимально быстро;
• принятые решения максимально оперативно отражаются на деятельности;
• появляется возможность регулировать и контролировать учетные процессы, принимать меры по их оптимизации.

В совокупности оперативный учёт позволяет значительно повысить рентабельность предприятия за короткий срок путём обеспечения верных и эффективных управленческих решений.

Использование результатов

Для получения объективной оценки текущего состояния дел предприятия, необходимо использовать все методики, предлагаемые оперативно-техническим учётом. Именно они послужат своеобразной основой, позволяющей получать реальные сведения о делах фирмы за определённый временной промежуток.

К основополагающим методикам учёта стоит отнести:

• наблюдение за деятельностью и отдельными операциями;
• анализ режимов технологических процессов;
• анализ производственных мощностей, простоев.

Из этого следует, что основной методикой оперативного учёта является наблюдение за всеми интересующими хозяйственными операциями. Включая те, которые не могут быть отражены в бухгалтерском учете. К ним стоит отнести явку работников, эффективность производственных мощностей и нагрузку на них, случаи простоев на производстве, появление бракованной продукции и прочее.

Разновидности хозяйственных показателей для анализа

Оперативный учёт основан на множестве переменных значений. К примеру, учет трудовых, натуральных или финансовых значений, полученный за конкретный временной промежуток. Рассмотрим их подробнее.

Натуральные показатели

Под ними понимаются количественные показатели — то есть то, что можно измерить и посчитать. При учёте обычно приходится оперировать тоннами, метрами, килограммами, тарами или штуками — то есть показателями, применяемыми в отношении однородных объектов. С помощью натуральных измерителей отображаются объёмы производимой продукции или находящихся в распоряжении ресурсов. То есть объектов, которыми предприятие оперирует в данный момент.

Трудовые показатели

В их качестве используют временные единицы измерений (минуты, часы, дни, месяцы). Фактическими трудовыми показателями отображается время, затраченное на реализацию конкретного производственного процесса. Благодаря их учёту руководство предприятия может организовать управление нормами выработки и отслеживать эффективность труда. Учитывая затрачиваемое на работу время, можно устанавливать величину зарплаты для каждого работника.

Финансовые показатели

Анализируя эти показатели, возможно выполнить расчёт стоимости учитываемых объектов, объёмов производственных затрат, расходов или полученной прибыли за определённый временной промежуток.

Примеры организации оперативного учета

Оперативный учет в торговле

Наиболее простой пример — это организация складского учета на торговом предприятии. Организация оперативного учета такого предприятия необходима для текущей деятельности — возможности продажи и необходимости заказа нового товара, и будет на прямую влиять на рентабельность — оптимизацию товарных запасов, загруженности склада и широту ассортимента.

Использовать результаты оперативного учета будут сотрудники работающие с показателями оперативного учета — в нашем случает количественные остатки на складах. Чаще всего работы с товарными остатками делятся на два отдела:

• отдел закупок — проводят в оперативном учете информацию о поступлениях товара, взаиморасчетах с поставщиками
• отдел продаж — выполняют обратные действия — отгрузку товаров и расчеты с покупателями.

Вместе два отдела при оперативном проведении операций, формируют итоги оперативного учета товарных остатков и взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. При автоматизации этих процессов, в любой момент времени можно получить текущее состояние остатков в разрезе номенклатуры и складов.

Оперативный учет персонала

Оформление кадрового учета также можно привести в качестве примера — прием, увольнение, больничные и отпуска сотрудников — все это формирует картину оперативного учета персонала. От корректности итогов этого вида учета может зависеть постановка задач отделу по набору персонала, корректное составление графиков отпусков, сертификаций, курсов и погружения новых сотрудников в работу предприятия.

Оперативный учет в производстве

Автоматизация процессов на производственном предприятии по умолчанию является самой сложной областью в части постановки учета. Оперативный не является исключением в этом случае. Тем не менее, основная часть ERP решений на современном рынке программного обеспечения, фокусируется на использование оперативного учета как базового для автоматизации всех бизнес-процессов. И это правильное решение, поскольку оперативный учет зачастую содержит в себе всю первичную информацию, которую в дальнейшем можно использовать в бухгалтерском и налоговом учете.