Управленческий учет в 1С

Управленческий учёт — упорядоченный учётный механизм, обеспечивающий проведение сбора, регистрации, объединения и предоставляющий необходимые сведения о хоздеятельности фирмы, входящих в её состав отделов и подотделов. Основываясь на полученных сведениях, руководство принимает эффективные решения. Правильная организация управленческого учёта позволяет управленцу получить максимально полное представление о делах предприятия. Причём не только в настоящий момент, но и с возможностью аналитики прошлых периодов и прогнозированием.

При ведении управленческого учёта можно оперировать как денежными единицами, так и учитывать другие показатели. Причём компания может разрабатывать свою учётную политику полностью индивидуально: всё получаемые данные необходимы только руководителям, поэтому используемая в одной компании схема учёта не может эффективно применяться в другой. Зато индивидуальная разработка схемы позволяет руководству получить наиболее эффективную и информативную систему учёта.

Реализация такой системы невозможно без использования средств автоматизации — именно с их помощью можно объединить все данные в единую базу, настроить аналитику и прогнозирование, требуемые для принятия верных решений относительно дальнейшего развития предприятия.

Какая информация нужна для управленческого учёта

Чтобы организовать эффективное внутреннее управление, важно предоставить учётной системе актуальную и максимально полную информацию. Именно поэтому ко всем используемым сведениям предъявляется ряд специфических требований:

• Оперативность информации — чем быстрее они внесены в базу, тем эффективнее можно проводить учёт. Стоит отметить, что стандартный срок бухотчётности в 1 месяц не применим для решения подобных задач. Если выбирать между точностью и скоростью сведений, то лучше остановиться именно на втором варианте. Ведь даже погрешность в расчётах легко может быть компенсирована своевременностью принятия управленческих решений;
• Ценность сведений. Они должны быть целевыми ­— то есть позволяющими решать конкретные задачи в управлении;
• Адресность данных. Собираемая информация должна соответствовать уровню компетенций менеджера и решаемым задачам. Кроме того, должна учитываться иерархия в компании и соответствие уровням доступа для предотвращения утечки данных;
• Достаточность информации. Используемых сведений не должно быть много, но также следует обеспечить их достаточность для принятия управленческих решений. Исчерпываемость сведений напрямую зависит от их применимости для анализа и непосредственно интенсивности использования аналитических инструментов. Таким образом, даже в условиях недостаточных данных, но при расширенной аналитике можно вести полноценный учёт и делать достоверные прогнозы;
• Доступность сведений. Чем быстрее и проще будет процесс получения данных, тем лучше для управленческого учёта;
• Гибкость и приспособленность к изменениям в бизнесе. Рыночная экономика — это динамично изменяющаяся область, предлагающая бесчисленное количество возможных вариантов развития событий. В соответствии с этим, управленческий учёт также должен быть гибким, мультивариативным, постоянно изменяться и совершенствоваться в соответствии с изменениями рынка.

В связи с этим максимум внимания стоит уделить правильной организации управленческого учёта, а именно: выбору наиболее эффективного инструмента для его проведения.

Какие возможности открывает управленческий учёт?

Грамотно настроенная система управленческого учёта позволяет:

• успешно вести финансово-хозяйственную деятельность предприятия;
• разработать и успешно внедрить эффективную стратегию развития компании;
• оперативно получить все необходимые для грамотного руководства аналитические и учётные сведения;
• получить ряд конкурентных преимуществ за счёт оптимизации затрат, увеличения эффективности от коммерческой деятельности и управления компанией в целом;
• структурировать различные виды и направления работы организации;
• оценить эффективность работы отдельно взятых подразделений и коммерческую целесообразность отдельных видов деятельности.

Система управленческого учёта подразделяется на стратегический, контролируемый участниками высшего руководства, и управленческий учёт — он является инструментом для менеджеров компаний. Разница заключается в оперировании сведениями, области компетенций, решаемым целям и задачам.

Цели управленческого учёта

Его главная цель — подготовить для руководителя (менеджера) полный свод плановых, фактических и прогнозных сведений о деятельности компании и определить, как внешние рыночные явления воздействуют на неё, что в совокупности позволяет разработать и внедрить важные руководящие решения.

Организация управленческого учёта требуется по многим причинам:

• Во-первых, в отличие от отчётности и большинства средств аналитики, в распоряжение управленца поступают общие и недетализированные данные, позволяющие ему быстро оценить текущую динамику развития и её вектор, не вдаваясь в углублённый анализ.
• Во-вторых, система управленческого учёта позволяет управленцам спрогнозировать будущее компании и скорректировать текущие цели для её успешного развития. А для этого требуется специфическая информация, которую не способен предоставить ни один отчёт.

Рассмотрим наглядный пример: каждый управленец видит свой путь развития организации, соответственно, принимает решения с учётом своего видения ситуации. А если таких топ-менеджеров несколько, то вероятность того, что их мнения в долгосрочной или краткосрочной перспективе совпадут, близка к нулю. А если каждый управленец будет направлять развитие компании по «своим рельсам», то неизбежна стагнация и упадок. Причина — несогласованность действий руководства.

Но если будет выработано единое направление развития компании и единые цели, то все принимаемые разными менеджерами решения будут направлены на их реализацию. Доступно множество механизмов оперативного управления бизнесом, обеспечивающих выработку краткосрочного единого видения: к примеру, бюджетирование и установка планов.

Следовательно, важнейшая отличительная характеристика управленческого учёта заключается в формировании сведений о будущем компании. При этом его ключевая цель заключается в предоставлении управленцу всей необходимой для принятия взвешенных управленческих решений информации. Что позволяет каждому руководителю или менеджеру соответствующим доступом активно участвовать в управлении предприятием.

Но зачем руководству получаемая управленческая информация? В большей степени она позволяет реализовать следующие решения:

разработка и корректировка стратегий развития (привлечение инвестиций, освоение новых направлений бизнеса);
поиск маркетинговых решений (разработка новых продуктов, изменение ценообразования);
разработка программ по оптимизации бизнес-процессов (передача отдельных процессов в аутсорсинг, ведение политики закупок, управление прибыльностью продуктов/подразделений);
работа с рисками;
принятие организационных решений (внедрение схем вознаграждения сотрудников, управленцев и руководителей).

Это предельно краткий перечень задач, которые можно решить с помощью грамотного применения управленческого учёта затрат и эффективности. В условиях современного бизнеса все эти задачи встают перед управленцами и руководителями предприятий, поэтому решать их придётся в любом случае.

Для сбора всех сведений в единую упорядоченную базу с их последующей правильной интерпретацией и аналитикой и нужна автоматизированная система управленческого учёта. Её верное использование многократно повышает вероятность принятия эффективных решений.

Кому предназначены сведения управленческого учёта

Главные пользователи, которым предназначается управленческая отчётность — высшее руководство, в том числе руководящее структурными подразделениями, специалисты. При этом объём получаемых сведений напрямую зависит от того, кому они предназначены. Так, высшему руководящему составу доступны следующие данные:

• Свод управленческих данных: отчётность, отражающая результаты производственной, финансовой и инвестиционной деятельности компании и входящих в её состав подотделов.
• Отчёты формируются за конкретные временные промежутки и прошлые отчётные периоды.
• Аналитические сведения, отражающие, насколько сильно влияют внутренние и внешние факторы на деятельность фирмы в целом и её подотделов.
• Свод плановых и прогнозных данных, определяемых для будущих периодов.

Осуществляющие руководство структурными подразделениями управленцы получают доступ к:

• управленческой отчётности, отражающие результаты работы подразделений на определённое время;
• плановым и прогнозным сведениям в отношении конкретных подразделений, свод всех нужных данных о контрагентах предприятия.

Специалистам управленческая отчётность даёт доступ ко всем необходимым сведениям в разрезе деятельности компании и её подотделов. Кроме того, они получают доступ к прогнозной информации, позволяющей понять, как именно внутренние и внешние факторы влияют на хоздеятельность организации.

Автоматизация управленческого учёта

Наиболее популярным средством автоматизации этого типа учёта стало прикладное решение «1С:Предприятие 8. Управляющий». Специализированное приложение отличается простотой эксплуатации и позволяет формировать управленческую отчётность в отдельно взятой информационной базе. Кроме того, поддерживается возможность обмена данными и выгрузки сведений в другие типовые конфигурации «1С:Предприятие» (Торговля, Бухгалтерия, ЗИУП и пр.). Решение для управляющих позволяет формировать бюджет и создавать календарь платежей, пользоваться план-фактным анализом финансовых потоков и массой других отчётов. Можно выделить несколько конфигураций автоматизированной системы, предназначенных для поиска конкретных решений в области автоматизации учёта:

• Конфигурация «1С:Предприятие 8. Управление торговлей». С её помощью можно контролировать финансы, процессы закупок, складские остатки, регулировать ценообразование и затраты, регулярно мониторить и анализировать деятельность фирмы. Конфигурация станет отличным решением для организаций, специализирующихся на торговле и оказании услуг. Благодаря встроенной подсистеме CRM можно добиться увеличения конкурентоспособности фирмы.
• Конфигурация «1С:Предприятие 8. Управляющий. ПРОФ». Отличный вариант для директоров фирм, позволяющий им разрабатывать и принимать эффективные управленческие решения. Им в помощь предоставляются многочисленные сведения из специализированных отчётов, отражающие весь спектр хозяйственных операций. Двойная запись обеспечивает ведение как оперативного учёта, так и получение итоговый финансовых показателей организации. Наряду с этим, обеспечивается контроль активов и пассивов с помощью управленческого баланса.
• Конфигурация «1С:Консолидация 8». Эта версия формирует консолидированную отчётность. В случае, когда в состав предприятия входит большое количество филиалов, конфигурация позволит быстро и просто получить сводный отчёт их деятельности, контролировать их все в одной учётной системе.
• Конфигурация «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием». Это целый многофункциональный комплекс, который станет лучшим решением для производственных предприятий, выпускающих собственную продукцию. В ней пользователь создаёт сценарии, анализирует и планирует бюджет, может планировать обороты по статьям. В программе также ведётся учёт фактических сведений по бюджетам, в неё могут автоматизировано вводиться бюджетные операции. Осуществляется оперативный контроль над выполнением и соблюдением бюджетов всеми входящими в состав структурными подразделениями.

Объекты управленческого учёта

К ним принято относить:

• Существующие в фирме и включённые в состав её отделов (подотделов) издержки;
• Результаты, приносимые хоздеятельностью организации;
• Политику внутреннего ценообразования;
• Разработку прогнозов для финансовых операций;
• Ведение внутренней отчётности.

Что относят к задачам управленческого учёта

Его основная задача — формирование внутренней отчётности, предназначаемой собственникам и управленцам компании. В ней отражаются сведения, позволяющие определить сводное финансовое состояние фирмы, оценить эффективность производства и выявить в нём недостатки.

К наиболее важной информации, на основе которой могут быть приняты решения и производится регулирование всех бизнес-процессов, относится:

• цены продаваемой продукции (услуг);
• величина затрат, связанных с производственными процессами;
• уровень спроса, конкурентоспособности;
• рентабельность выпускаемой компанией продукции.

К не менее важным задачам, решаемым управленческим учётом затрат и операций, стоит отнести:

• проведение анализа, в ходе которого учитываются материальные, трудовые и финансовые ресурсы и формирование инфографики по ним;
• анализирование затратных и доходных частей, выход их за пределы нормативного и сметного расчёта;
• выполнение расчётов множества показателей, отражающих реальную себестоимость услуг и товаров, выявление выходов полученного значения за пределы, установленные планом или нормами;
• определение финансовых результатов, достигаемых работой отдельно взятых подразделений и соответствующих центров ответственности, реализуемой продукцией, выполняемыми работам и оказываемыми услугам;
• обеспечение контроля над всей областью финансовой и хоздеятельности компании, входящих в неё отделов и подотделов с проведением анализа;
• разработка планов в сфере финансово-хозяйственной деятельности фирмы в целом, входящих в состав структурных и обособленных подразделений;
• отражение сведений о возможных событиях и их влиянии на бизнес-процессы, основывающихся на аналитике прошлых событий.

Кроме того, эта форма учёта обеспечивает доступ ко всей необходимой управленцу отчётности, что в будущем позволяет принимать правильные и взвешенные решения.

Свод требований к управленческому учёту

Все получаемые с помощью применения управленческого учёта сведения обязаны соответствовать ряду требований:

• Достоверностью. Под ней следует понимать точность сведений, позволяющую управленцу делать верные выводы;
• Полнотой. Другими словами, получаемых данных должно быть достаточно для эффективного управления фирмой и всеми протекающими в ней бизнес-процессами;
• Релевантностью. Данные обязаны учитывать условия, в которых будут приниматься решения, вероятные альтернативы и последствия их принятия;
• Целостностью. Обязательна системность управленческого учёта затрат. Даже если при его ведении не используется первичная документация. В данном случае под определение системности попадает строгая взаимосвязь всех сведений с информацией из бухучёта и других учётных систем;
• Понятностью. Она может быть обеспечена благодаря отображению сведений в доступной форме: в виде графиков, табличных документов и пр;
• Своевременностью. Под этим понимается получение всех необходимых сведений к моменту, когда будут приниматься решения;
• Регулярностью. Немаловажно, чтобы сведения управленческого учёта поступали ответственному лицу регулярно, то есть с определённой периодичностью.

Получается, что с помощью формируемых при правильно организованном управленческом учёте сведений управленец без труда может выявить проблемные места в бизнесе, убыточные направления, найти способы повышения рентабельности.

Все эти сведения можно применять для поиска наиболее рентабельного направления производства или торговли, анализа ценообразования и установки тарифов, формирования скидок. Попутно позволяя определить, насколько эффективны будут дополнительные затраты и рациональны капиталовложения в фирму в целом.

Именно управленческий учёт позволяет получить ответ на вопросы:

• Организовать производство продукции или наладить её закупку?
• Каковы наиболее эффективные объёмы покупок и продаж?
• Какое оборудование стоит использовать для размещения заказа?
• В каких случаях целесообразнее отремонтировать оборудование, чем покупать новое?

И множество других вопросов, ответы на которые напрямую влияют на рентабельность и успешность бизнеса.